• Archief

Bloemendaal en Heemstede hebben ICT nog niet helemaal op orde

BLOEMENDAAL De gemeentes Bloemendaal en Heemstede hebben samen hun automatisering verbeterd, maar de aansturing moet beter. Dit concluderen de rekenkamercommissies van beide gemeenten die hier gezamenlijk onderzoek naar deden.

Toen Bloemendaal en Heemstede in 2015 gingen samenwerken op het gebied van de ICT, wilden zij de kwetsbaarheid van hun ICT-systemen verminderen en de 24/7 bereikbaarheid en de kwaliteit van de interne en externe dienstverlening verbeteren. Volgens de rekenkamercommissies hebben de ambtelijke diensten hard gewerkt, maar hebben de gemeenten verzuimd om duidelijk meetbare doelen vast te stellen voor een belangrijk onderdeel van de ICT: de aanschaf en het gebruik van software. Daardoor is niet duidelijk of de verbetering ook voldoende was, mede gezien de bedragen die de gemeenten er jaarlijks aan uitgeven. Zij vinden dat de gemeenteraden en gemeentebesturen daar meer bovenop moeten gaan zitten. Ook plaatsen de rekenkamercommissies kanttekeningen bij de voorwaarde die de gemeenteraden hebben gesteld dat de samenwerking altijd weer 'ontvlochten' moet kunnen worden.

De snelle ontwikkelingen op het gebied van digitalisering, richtlijnen van het Rijk en nieuwe eisen, bijvoorbeeld op het gebied van de beveiliging van data, deden de gemeenten in 2014 ertoe besluiten om de krachten te bundelen. Allereerst werden de aanschaf en het beheer van computers in één gezamenlijke organisatie ondergebracht. Na een moeizame start besloten de gemeenten om de aanschaf en het beheer van computer uit te besteden. De rekenkamercommissies concluderen dat de uitbesteding goed is aangepakt. Er zijn stappen gezet op het gebied van beschikbaarheid van de systemen zodat de ambtenaren er altijd en overal gebruik van kunnen maken en ook de beveiliging is verbeterd. Maar zij hebben wel zorgen over het vervolg. Het komt er nu op aan dat de gemeenten ervoor gaan zorgen dat de partij aan wie zij de aanschaf en het beheer van de computers hebben uitbesteed goed werk levert en blijft leveren.

Uit een vergelijkend onderzoek blijkt dat Bloemendaal en Heemstede per inwoner ongeveer 15 procent meer uitgeven aan de ICT dan gemiddeld bij andere gemeenten. De gemeenten verklaren dit door er op te wijzen dat zij voor de automatisering nog tijdelijk extra mensen in dienst hebben, maar de rekenkamers vinden dat dit de hoge kosten onvoldoende verklaart. Zij wijzen erop dat de informatievoorziening aan de raden te versnipperd is en dat de raden - mede daardoor - nauwelijks gestuurd hebben op de zogenaamde informatisering. Daarmee wordt bedoeld de interne en externe informatievoorziening door middel van software, de benutting van de systemen en gegevens. Hier wordt jaarlijks meer dan drie miljoen euro aan besteed (van de in totaal bijna zes miljoen voor de ICT). De rekenkamercommissies adviseren de gemeenten voor de informatisering een toekomstgericht beleidsplan met concrete doelen en mijlpalen op te stellen en om stevig te gaan sturen op de uitvoering daarvan. 

De rekenkamercommissies stellen dat de gemeenten voldoen aan de voorwaarde die beide gemeenteraden in 2015 hebben gesteld dat de samenwerking altijd weer verbroken (ontvlochten) moet kunnen worden, maar zij voegen er aan toe dat de gemeenten dan voor hoge kosten komen te staan. De gemeenten zouden er beter aan doen om nu echt te kiezen voor de samenwerking zodat deze ook efficiënter dan nu kan worden georganiseerd.